COVID Event Protocols

The Importance of Daily COVID Testing Testing plays a key role in our efforts to contain and mitigate the COVID-19 pandemic by identifying infected individuals and helping prevent further person-to-person transmission of COVID-19.

Following COVID safety expectations is an essential act of community care.

We recognize that Black, Brown, Indigenous, disabled, and immunocompromised community members have been disproportionately impacted by the pandemic.

To build a stronger, more inclusive “we,” it’s vital that we each take responsibility to make our shared spaces safer and more accessible for everyone—especially those at higher risk.

This document outlines our collective expectations, safety protocols, and working definitions. By participating and honoring these guidelines, you are helping to create a space where all attendees can feel safer, welcomed, and valued.

Thank you for your care, commitment, and cooperation.

Expectation: You must test when you arrive upon arrival and before you leave. If you will pick up your test upon check-in. Each day, you will be expected to show the COVID test a negative COVID test result before entering the main space.

A few definitions:

Isolation is when a person who is infected limits their contact with other people.
Quarantine is when a person who may be infected limits their contact with other people.
Exposure is when a person has been in contact with someone who is likely infected.

Masking: COVID spreads through the air we breathe, so wearing a properly fitted quality mask while indoors or in vehicles is highly effective in preventing other people from getting COVID if we are infected. You do not need to wear a mask while outdoors.

Testing: COVID takes a few days to incubate, so testing right away does not confirm that you were not infected when you were exposed. Public health officials recommend testing after five days from your exposure date if you are asymptomatic. If you test positive or develop symptoms, then isolate. We’ll still all test on Tuesday morning as well.

COVID Event Protocols

Before You Arrive

Testing: You are strongly encouraged to take a COVID-19 test before arriving at the event.
Feeling Unwell? If you’re experiencing any symptoms of illness, please stay home—for your health and for the safety of the group.
Travel Safety: We also strongly encourage you to wear a mask during travel to the event to protect yourself and others.

On-Site Rapid Testing Expectation

Arrival Testing: You are required to take a COVID-19 test when you arrive. You will receive a test kit at check-in.
- If you test positive when you arrive, you and your delegation / organization will be responsible for finding you a hotel room for isolation (if you are assigned to share with a roommate) or to determine a way home for you.
Daily Testing: Each day, you must present a negative test result before entering the main event space.
If you test positive when you arrive, you and your delegation/organization will be responsible for finding you a hotel room for isolation (if you are assigned to share with a roommate) or determining a way home for you.

Masking Guidelines

Masking Guidelines
- 1 case detected → Isolate the individual; no universal masking needed unless high-risk individuals are present.
- 1-10 cases (up to 1%) → Highly encouraged masking for attendees; increase ventilation and hygiene.
- 10+ cases (>1%) → Universal masking for all attendees. (We only have 10 COVID rooms, so this should be the cutoff)
- 50+ cases (5%) → Announcement from stage regarding COVID and opportunities to opt out
- 75+ Cases (7.5%) → Cancel Event

COVID Contingency Plan Protocol

On-Site COVID Positive Protocol

If You Test Positive or Have Symptoms:

Initial Steps: Isolate in your room for at least 24 hours. You have two options for re-entry to the main space:
1. PCR Option: Take a PCR test independently. If it's negative and you remain asymptomatic, you may return to the main space with a mask after isolation.
2. Rapid Test Option: Use our rapid tests at meal times during the 24-hour period. If you test negative three times, you may reenter the main space.
Travel Home: If you test positive, you are responsible for coordinating your return travel with your organization.
Notification: Inform anyone you had close contact with in the days leading up to your symptoms or positive test.

If You Are Exposed to COVID

Understanding Exposure

You are considered exposed if you spend extended time indoors or in a vehicle with someone who is contagious—even if they are not yet showing symptoms or testing positive.

Your Responsibilities After Exposure

Masking: Wear a high-quality, well-fitted mask indoors and in vehicles for 10 days following exposure. Masking is not required outdoors.
- Testing:
  - Do not test immediately after exposure—COVID may not show up right away.
  - If you remain asymptomatic, test five days after exposure.
  - If you develop symptoms or test positive, begin isolation immediately.
- Resources: For more detailed guidance, refer to:
  - Clallam County Public Health Document
  - CDC Guidance on COVID Exposurer

Post-Event

If you test positive for COVID-19 within 14 days after the event:
- Notify the event organizers immediately.
- This allows us to inform others who may have been exposed, so they can take precautions (including testing).

Protocolos sobre el COVID para eventos

Importancia de las pruebas diarias de COVID. Las pruebas desempeñan un papel fundamental en nuestros esfuerzos por contener y mitigar la pandemia del COVID-19, ya que permiten identificar a las personas infectadas y ayudar a prevenir una mayor transmisión interpersonal del COVID-19.

Cumplir con las medidas de seguridad contra el COVID es un acto esencial de cuidado Comunitario.

Reconocemos que los integrantes de la comunidad negra, morena, indígena, discapacitada e inmunodeprimida se han visto afectados de manera desproporcionada por la pandemia.

Para construir un “nosotros” más fuerte e inclusivo, es fundamental que cada uno de nosotros asuma la responsabilidad de hacer que nuestros espacios compartidos sean más seguros y accesibles para todos, especialmente para aquellos que corren un mayor riesgo.

Este documento describe nuestras expectativas colectivas, protocolos de seguridad y definiciones de trabajo. Al participar y respetar estas directrices, usted está contribuyendo a crear un espacio en el que todos los asistentes puedan sentirse más seguros, bienvenidos y Valorados.

Gracias por su atención, compromiso y cooperación.

Expectativa: debe hacerse la prueba al llegar y antes de irse. Si va a recoger su prueba al

registrarse. Cada día, se le pedirá que muestre el resultado negativo de la prueba de COVID

antes de entrar en el espacio principal.

Algunas definiciones:

El aislamiento es cuando una persona infectada limita su contacto con otras personas.
La cuarentena es cuando una persona que puede estar infectada limita su contacto con otras personas.
La exposición se produce cuando una persona ha estado en contacto con alguien que probablemente esté infectado.

Cubre bocas: El COVID se propaga a través del aire que respiramos, por lo que llevar

un cubre bocas de calidad que se ajuste correctamente cuando estamos en interiores o

en vehículos es muy eficaz para evitar que otras personas contraigan el COVID si

estamos infectados. No es necesario llevar cubre bocas cuando se está al aire libre.

Pruebas: El COVID tarda unos días en incubarse, por lo que hacerse la prueba

inmediatamente no confirma que no haya sido infectado cuando fue expuesto. Las

autoridades de cuidado de salud recomiendan hacerse la prueba cinco días después de

la fecha de exposición si no presenta síntomas. Si da positivo o desarrolla síntomas,

aíslese. El martes por la mañana también haremos las pruebas.

Protocolos sobre el COVID para eventos

Antes de llegar

Pruebas: le recomendamos encarecidamente realizarse una prueba de COVID-19 antes de llegar al evento.
¿Se siente mal? Si presenta algún síntoma de enfermedad, quédese en casa, por su salud y por la seguridad del grupo.
Seguridad en los viajes: también le recomendamos encarecidamente que lleve puesto un cubre bocas durante el viaje al evento para protegerse a sí mismo y a los demás. Expectativas sobre las pruebas rápidas in situ
Pruebas a la llegada: es obligatorio realizarse una prueba de COVID-19 a su llegada. Recibirá un kit de prueba al registrarse.
Pruebas diarias: cada día, debe presentar una prueba con resultado negativo antes de entrar al espacio principal del evento.
Si das positivo al llegar, tú y tu delegación u organización serán responsables de encontrarte una habitación de hotel para aislarte (si se te asigna compartirla con otra persona) o de determinar la forma en que regresarás a tu hogar.

Pautas para el uso de cubrebocas

1 caso detectado → Aislar a la persona; no es necesario el uso universal de cubrebocas, a menos que haya personas de alto riesgo presentes.
1-10 casos (hasta el 1 %) → Se recomienda encarecidamente el uso de cubrebocas a los asistentes; aumentar la ventilación y la higiene.
Más de 10 casos (>1 %) → Uso universal de cubrebocas para todos los asistentes. (Solo tenemos 10 salas COVID, por lo que este debería ser el límite).
Más de 50 casos (5 %) → Anuncio desde el escenario sobre la COVID y las oportunidades de optar por no participar.
Más de 75 casos (7,5 %) → Cancelar el evento.

Protocolo del plan de contingencia para el COVID

Protocolo para casos positivos de COVID in situ

Si da positivo o tiene síntomas:

Pasos iniciales: aíslese en su habitación durante al menos 24 horas. Tiene dos opciones para volver a entrar en el espacio principal:

Opción PCR: realizarse una prueba PCR por su cuenta. Si sale negativa y usted permanece asintomático, puede volver al espacio principal con un cubre bocas después del aislamiento.
Opción de prueba rápida: utilice nuestras pruebas rápidas a la hora de las comidas durante el periodo de 24 horas. Si da negativo tres veces, puede volver a entrar al espacio principal.

Viajar a casa: si da positivo, usted es responsable de coordinar su viaje de regreso con su organización.
Notificación: informe a todas las personas con las que haya tenido contacto cercano en los días previos a la aparición de los síntomas o al resultado positivo de la prueba.

Si ha estado expuesto al COVID

Comprender la exposición

Se considera que usted está expuesto si pasa mucho tiempo en interiores o en un vehículo con alguien contagioso, incluso si aún no presenta síntomas ni ha dado positivo en una prueba. Sus responsabilidades tras la exposición
Cubre bocas: use un cubre bocas de alta calidad y bien ajustado, en interiores y en vehículos durante los 10 días posteriores a la exposición. No es necesario usar cubre bocas en espacios al aire libre.
Pruebas:
- no realice la prueba inmediatamente después de la exposición, ya que es posible que el COVID no se manifieste de inmediato.
- Si permanece asintomático, hágase la prueba cinco días después de la exposición. Si presenta síntomas o da positivo en la prueba, comience el aislamiento inmediatamente.
Recursos: para obtener orientación más detallada, consulte:
- Documento de salud pública del condado de Clallam
- Guía de los CDC sobre la exposición al COVID

Después del evento

Si da positivo en COVID-19 en los 14 días posteriores al evento:
- Notifique inmediatamente a los organizadores del evento.
- Esto nos permite informar a otras personas que puedan haber estado expuestas, para que puedan tomar precauciones (incluyendo hacerse pruebas).

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